Одна схема, которую мало кто выполняет
На этом направлении практическая часть почти всегда устроена одинаково. Это хорошая новость: схема известна заранее. Плохая — большинство ограничивается описанием вместо проверки.
Аудит документов по чек-листу
1. Выборка документов организации,
80-150 за период.
2. Чек-лист из требований стандарта:
состав и оформление реквизитов.
3. Проверка каждого документа
по всем пунктам.
4. Классификация несоответствий
и подсчёт долей.
5. Таблица с результатами
и предложения по исправлению.
Номенклатура дел: где искать расхождения
Второй продуктивный формат. Номенклатура проверяется по двум параметрам, и расхождения находятся почти всегда.
- Полнота: все ли образующиеся в организации документы отражены в номенклатуре.
- Сроки хранения: соответствуют ли установленные сроки типовым перечням.
- Заголовки дел: соответствуют ли требованиям к формулировкам.
- Индексация: правильно ли построена система индексов.
Каждое найденное расхождение — обоснованное предложение по исправлению со ссылкой на перечень. Практично для организации и защитимо на кафедре.
Что считать по документообороту
Объём за период и динамику. Структуру по видам документов и по подразделениям. Соотношение входящих, исходящих и внутренних. Сроки прохождения.
И отдельно — долю документов с нарушением сроков исполнения. Показатель говорящий, данные для него есть в журналах регистрации или в системе, а в работах он почти не встречается.
Проверьте редакцию стандарта
Требования к оформлению документов пересматривались, и работа, написанная по прежней редакции, проверяет документы по несуществующим правилам.
Укажите в тексте, по какой редакции проводился аудит, и сверьтесь с действующим документом. Это первое, что проверит нормоконтроль на этом направлении.
Типичная структура
| Глава | Что в ней |
|---|---|
| Первая, теоретическая | Нормативное регулирование делопроизводства, требования стандарта, правила архивного хранения, обзор профессиональной литературы |
| Вторая, аналитическая | Характеристика организации и её документооборота, аудит документов по чек-листу, анализ номенклатуры дел, показатели с подсчётом |
| Третья или последний параграф | Предложения: исправленные формы документов, проект номенклатуры, изменения в инструкцию по делопроизводству |
За что заворачивают
- Описание вместо аудита. Документы перечислены, по стандарту не проверены.
- Устаревшая редакция стандарта.
- Нет подсчёта несоответствий и их классификации.
- Сроки хранения не сверены с типовыми перечнями.
- Выборка не описана: сколько документов, за какой период, каких видов.
- Предложения общими словами вместо исправленных форм и проекта номенклатуры.
Не выбрали тему? Собрал подборку из 45 тем по этому направлению — курсовые, дипломные и магистерские, — и у каждой указал, что проверять и что считать: темы работ по направлению «Документоведение и архивоведение».
Что делаю по этому направлению
Организация документооборота, оформление организационно-распорядительной документации, номенклатура дел и экспертиза ценности, системы электронного документооборота, кадровое делопроизводство, архивное хранение и описание документов, использование архивных документов, нормативное регулирование делопроизводства.
Чек-лист аудита составляю по действующей редакции стандарта, несоответствия свожу в таблицу с долями, а предложения отдаю исправленными формами документов.